Procedimiento de Recepción de Donaciones y de Prevención y Control de Lavado de Activos
1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para gestionar las donaciones recibidas por la Fundación Renacer, que van dirigidas a las víctimas o a las labores propias del quehacer de la Fundación, fortaleciendo los procesos institucionales y previniendo el lavado de activos[1]
2. ALCANCE Inicia desde el momento en que se identifica la necesidad de gestionar donaciones o cuando se recibe la oferta de donación, verificación de procedencia, actividad de recepción, almacenamiento, entrega y finaliza con la entrega de la certificación de donación y archivo de los documentos generados en el procedimiento.
3. DEFINICIONES
Comité de donaciones: Instancia responsable de la autorización para el recibo de las donaciones. Dicho comité está conformado por la directora o quien delegue en su representación; la subdirectora administrativa; los subdirectores: terapéutico y de prevención; los coordinadores regionales y por último invitados, los cuales pueden ser personas del equipo a nivel nacional que considere el comité serán los responsables del almacenamiento, distribución y entrega.
Donación: La donación entre vivos es un acto por el cual una persona transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona que la acepta.
Donantes: Personas naturales y jurídicas de derecho público y privado, de carácter nacional o internacional, que entregan bienes en especie, en calidad de donación a la Fundación Renacer.
Donaciones Internacionales: Son las que se reciben por medio de cooperantes internacionales tanto públicos como privados por medio de una carta de intención. La cooperación internacional consiste en el conjunto de acciones a través de las cuales se intenta coordinar políticas o unir esfuerzos para poder alcanzar objetivos en el plano internacional.
Programación de entregas: Se establece en el formato de recibo y entrega de donaciones las fechas de entrega de dentro de un periodo de tiempo determinado. Debe contener cantidades, puntos de entrega, ciudad, responsable de la recepción de los bienes, entre otros.
Viabilidad inicial: Es el visto bueno que da el profesional designado por la coordinación regional para las donaciones, previa verificación de la necesidad, la cantidad, la capacidad instalada para recibirla y el tipo de elementos a donar.
Revisión de requisitos: Si el donante es privado se revisarán los antecedentes o inhabilidades en la Contraloría, Procuraduría, lista Clinton, así como los antecedentes judiciales del representante legal en la Policía Nacional y demás herramientas de verificación de antecedentes para la prevención del lavado de activos. Si es público se verificará la procedencia y los requisitos legales que correspondan
a cada entidad. En el caso de cooperantes internacionales se tendrán en cuenta las normas del país donante.
Ofrecimiento: Es la intención de donación realizada por una entidad privada, publica- nacional o un cooperante internacional a la Fundación o a la población víctima.
4. Políticas o Lineamientos De Operación
- Todas las donaciones recibidas por la fundación deberán dar cumplimiento estricto a lo establecido en el presente procedimiento.
- Antes de recibir las donaciones se deberá contar con la aprobación del Comité de Donaciones o la persona que designe la directora, en los casos que se considere debe darse respuesta inmediata y el Comité no alcance a sesionar.
- Se desarrollará la verificación de la legalidad de la donación, esta por medio de la aplicación de los instrumentos de verificación desarrollados por la Fundación para tal fin.
5. Las Donaciones en Especie
En primer lugar, se llevará ante la dirección de la Fundación la carta de intención de donación, con el fin de evaluar los beneficios, la utilidad, pertinencia, elementos que avaluará la dirección o la persona que designe.
Una vez se obtiene el aval por parte de la dirección, la subdirección administrativa procederá a aplicar los instrumentos y los documentos requeridos como soporte, contemplados en la presente política con el fin de verificación del impacto de la donación en la Fundación, la armonía con el objeto social y los beneficiarios de la donación. Estos instrumentos deberán ser diligenciados por el área administrativa y avalados por la dirección.
- El formato de solicitud debe ser enviado adjuntando los siguientes documentos:
- Si el donante es privado: Carta de intención de donación, formato de intención de donación, listado de relación de inventario indicando cantidades valores y facturas de compra cuando aplique y RUT. Para personas naturales deberá adjuntarse copia de cedula y documentos de antecedentes según aplique.
- Si son entidades oficiales: Comunicación por medio físico o electrónico con la intención de donación y la relación de los elementos a donar.
- La inmediatez de la respuesta a la donación está determinada por el tipo de donante y los acuerdos a los que se haya llegado con el mismo.
Para llevarse a cabo el proceso los documentos recaudados serán presentados ante el comité para la respectiva aprobación de la donación.
6. Las Donaciones en Aporte Monetario
Debido al compromiso adquirido por Colombia en el cumplimiento de convenciones en la lucha contrael crimen organizadotrasnacional, la Fundación Renacer consolida una política que promueve por el cumplimiento de la lucha en la erradicación la explotación sexual comercial y la trata de personas, el tráfico de migrantes, extorsión entre otras conductas delictivas, estableciendo la presente política en compromiso como organización de la sociedad civil para prevenir la recepción, utilización o blanqueamiento de fondos.
- Se presentará la intención de donación ante la subdirección administrativa, por medio de la página web, esta comunicación, debe contener la aceptación de la ley habeas data, el certificado de origen de los recursos, con la identificación y la titularidad de la cuenta origen de los recursos.
- En caso de ser montos superiores a dos salarios mínimos vigentes, por parte de persona natural, el equipo administrativo realizará la solicitud de la copia de cédula y documentos de antecedentes (antecedentes Policía, Contraloría y Procuraduría).
- Cuando los donativos sean mayores a dos salarios mínimos vigentes, con aportes de una persona jurídica, se procederá a solicitar Rut, cámara de comercio, fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal; en cuyo caso se procederá a corroborar los antecedentes de representantes, socios y accionistas, en la lista OFAC (Clinton)[2] consultando en el siguiente link https://sanctionssearch.ofac.treas.gov/.
- Posterior a dicha evaluación, en caso de aparecer reportado, el representante legal o alguno del cuerpo directivo de la empresa donante, La fundación dará como no aceptada la donación, situación que deberá ser puesta en conocimiento del comité de donaciones, para reportar a las autoridades competentes.
- Así también, la Fundación Renacer en representación del comité prescindirá de recibir las donaciones en caso de dudar sobre el origen de los recursos, siempre en miras a no promocionar permitir la movilidad de recursos
7.Procedimientos Revisión Donación por Revisor Fiscal o Asesor Jurídico
Se desarrollará una revisión por el revisor fiscal p Asesor Jurídico de la Fundación Renacer, sobre aquellas donaciones en especie o monetarias, que, por sus características de cuantía o naturaleza, superen los 111 salarios mínimos legales vigentes (100,846,386.00) en cuyo caso requerirá del visto bueno de Revisor Fiscal Asesor Jurídico; una vez se emita dicho concepto, este será presentado ante el comité para darle el aval o rechazar la donación.
Todos los documentos de los procedimientos que se empleen deberán tener una vigencia de por lo menos cinco años posteriores al desembolso, toda vez que será la manera de documentar los procesos de revisión para los fines que se enmarca la presente política.
8. Revisión y Aprobación de la Dirección de la Fundación
Cuando una donación en dinero o en especie sea superior a 111 salarios mínimos vigentes la dirección, en conjunto con el comité de donación deberá emitir por escrito la aprobación o la negativa para la recepción de la donación, esta acción en miras a prevenir incurrir en algún delito estipulado en el artículo 323 del código penal colombiano.
En caso de existir donaciones periódicas, es preciso la aprobación por la dirección, área que tendrá el conocimiento pleno de la periodicidad con la que se realizará las donaciones, la cuantía y el valor por el cual se reciben las donaciones en especie.
9. Coste De Recepción De Donación En Especie
El valor por el cual se presentarán los donativos estará ligado a lo establecido por el estatuto Tributario art 125-2 Modalidades de donaciones
- Cuando se done dinero, el pago debe haberse realizado por medio de cheque, tarjeta de crédito a través de un intermediario financiero.
- Cuando se donen títlos valores, se estimarán a precios de mercado de acuerdo con el procedimiento establecido por la Superintendencia de Valores.
- Cuando se donen otros activos, su valor se estimará por el costo de adquisición más los ajustes por inflación efectuados hasta la fecha de la donación, menos las depreciaciones acumuladas hasta esa misma fecha.
| N° | Descripción | Responsable | Registro |
| 1 | Recibir la información de la intención de donación y enviar al profesional designado por la Dirección. | Los servidores de la Fundación que reciban la carta de intención | Carta o correo de intención de la donación |
| 2 | Determinar la viabilidad inicial de la donación ¿Se considera viable? Si se considera viable continua con la actividad 3 No: Si no se considera viable continua con la actividad 9 y finaliza el procedimiento. | Profesional designado por la Dirección para las donaciones | Formato de verificación inicial |
| 4 | Aceptar la donación ofrecida y diligenciar el formato de donaciones. | Director o subdirector a cargo del proceso | Correo electrónico |
| 5 | Revisión del formato de donaciones enviado por el respectivo proceso. | Profesional designado por la Dirección para las donaciones | Correo electrónico con Formato de donaciones |
| 6 | Determinar si el tiempo para aceptar la donación es reducido. ¿La aceptación de la donación debe ser inmediata? Si: Si la aceptación debe ser inmediata pasa a la actividad 7 No: Si la aceptación no debe ser inmediata continúa con la actividad número 8. | Profesional designado por la Dirección para las donaciones | Carta o correo de intención de la donación |
| 7 | Aprobación del designado por el Director General sobre la donación. ¿La donación se aprueba? SI: Continua en la actividad 11 NO: pasa a la actividad 10 y finaliza el procedimiento | Profesional designado por el Dirección | Acta de aprobación |
| 8 | Convocar comité de Donaciones | Profesional designado por la Dirección para las donaciones | Citación a reunión |
| 9 | Realiza comité para revisar la donación. ¿Se aprueba? SI: Si se aprueba pasa a la actividad 11 NO: SI no se aprueba pasa a la actividad 10 y finaliza el procedimiento | Comité de Donaciones | Acta de reunión |
| 10 | Informar al donante sobre la no admisión de la donación | Profesional designado por la Dirección para las donaciones | Correo electrónico a al proceso interesado y/o entidad Donante |
| 11 | Informar al proceso o dependencia solicitante y al donante sobre la aprobación de la donación. | Profesional designado por la Dirección para las donaciones | Correo electrónico al proceso interesado y/o entidad Donante. |
| 12 | Recibir la donación | Profesional designado por la Dirección para las donaciones | Documento soporte |
| 13 | Enviar al área financiera la información de la donación, para realizar el registro contable acuerdo con la normatividad aplicable y la naturaleza de la donación. | Profesional designado por la Dirección para las donaciones | Correo electrónico con los soportes de la donación |
| 14 | Realizar el registro contable | Profesional encargado del proceso de Gestión financiera | Registro en contabilidad |
| 15 | Expedir la certificación del donante y lo envía al profesional encargado de donaciones | Profesional encargado del proceso de Gestión financiera | Certificación del donante |
| 16 | Enviar certificado de donación al donante | Profesional designado por la Dirección para las donaciones | Correo electrónico |
| 17 | Archivar documentos generados durante el procedimiento de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Gestión de Archivo. | Directora o subdirector líder del proceso y/o subdirector regional | Carpeta con soportes |
[1] Listas OFAC – Listas emitidas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros – Office of Foreing Assets Control (OFAC), por sus siglas en inglés, del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos. Contienen nombres de narcotraficantes especialmente señalados (Significant Designated Narcotics Traffickers – SDNT LIST), narcotraficantes extranjeros significativos (Significant Foreign Narcotic Traffickers SFNT LIST), terroristas globales especialmente señalados (Significant Designated Global Terrorists – SDGT LIST), cabecillas de organizaciones criminales o terroristas o que representan uno o todos los riesgos antes señalados.
[2] Observatorio de Drogas de Colombia “Lavado de Activos (LA) son todas las acciones para dar apariencia de legalidad a recursos de origen ilícito. En la mayoría de los países del mundo esta conducta es considerada delito y también se conoce como lavado de dinero, blanqueo de capitales, legitimación de capitales, entre otros.”
